19世纪末，意大利经济学者帕列托发现了“二八法则”。他发现：大部分的所得和财富，流向了少数人手里。他同时发现：某一个族群占总人口数的百分比，和该族群所享有的总收入或财富之间，有一项一致的数学关系。而且，这种不平衡的模式会重复出现。
“二八法则”的字面意思是，在世界的方方面面，都存在着20∶80的不平衡现象。如20％的人占有80％的财富；20％的投入换来80％的回报。我们不必拘泥于这个比例关系是否准确（这只是一个近似值），而要注意它的内涵：世界是不平衡的，而且解决问题的方法总是在“关键少数”的手里。
我们可以找到许多这样的例子：20％的产品，或20％的客户，涵盖了约80％的营业额；20％的产品或顾客，通常占该企业组织约80％的获利；20％的罪犯占了所有罪行的80％；在家中，无论是地毯还是家用电器，80％的磨损出现在20％的位置；80％的时间里，你穿的是你所有衣服的20％；在学校里，你获得的绝大多数知识来源于少数的课程和书籍……特别是在我们所完成的工作里，80％的成果来自所付出的20％。换言之，我们五分之四的努力——也就是大部分付出的努力，几乎是白白浪费的。这一点一定使你大吃一惊。很多时候，我们不知道，有些资源的生产力超高——但只有少数资源是如此。而我们也不知道，资源中的一大部分只有少许生产力，或实际上会造成负面效果。如果我们在生活的各个层面中确实意识到“关键少数”和“无用多数”之间的差异，并且着手去改善，则我们所珍视的事物将可以增加。
所以，我们完全可以学会寻找工作重点，发现真正的难点所在，解决20%的关键问题，将工作一次性完成：
★搞清楚工作的目标与要求，可避免重复作业，减少错误的机会
我们在工作中，必须理清的问题包括：我现在的工作必须做出哪些改变？可否建议我，要从哪个地方开始？我应该注意哪些事情，避免影响目标的达成？有哪些可用的工具与资源？
★懂得拒绝别人，不让额外的要求扰乱自己的工作进度
对于许多人来说，拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情。拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。在决定你该不该答应对方的要求时，应该先问问自己：“我想要做什么？或是不想要做什么？什么对我才是最好的？”而且，我们必须考虑，如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度，而且会因为我们的拖延而影响到其它人？而如果答应了，是否真的可以达到对方要求的目标？
★主动提醒老板排定优先级，可大幅减轻工作负担
“手边的工作都已经做不完了，又丢给我一堆工作，实在是没道理。”但是有没有可能问题是出在自己身上？我们有没有适当地反映真实情况？如果我们不说出来，老板就会以为有时间做这么多的事情。况且，他可能早就不记得之前已经交待给你太多的工作。老板其实是需要被提醒的。
★报告时要有自己的观点，只需少量的信息即可让老板感到满意
多数人在向主管或是老板报告时，总是担心信息不够多，“万一老板问起来，答不出来，该怎么办？”其实，这种担忧是多余的。太多的信息会变得没有重点，如果又缺乏解释，对于老板一点帮助也没有。内容精简，切中要点，最重要的是能够对快速地做决策提供帮助。
★简报时增加互动的机会，可缩短简报的内容与报告的时间
真正成功的简报在于清楚而正确地传达信息，创造沟通与对话的机会，进而让对方因为自己的简报内容而改变思维、决策或是行动。因此，重点不在于简报，而是沟通的质量。我们不只是“报告”，而是要引发双向的对话，试图影响对方。
在做任何的简报之前，我们必须思考以下三点原则：希望听众听完简报之后记得哪些重点？听众会有什么样的感受？你希望他们听完简报之后有什么样的决定？接下来就是实际的制作问题了。最好的开始方式，就是把听众想知道的重点转换为问题，这样不仅可以立即吸引听众的注意力，更可以大幅度地减轻你的工作负担。
★有效过滤邮件，让自己的注意力集中在最重要的信息上
正确的过滤流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果没有让自己觉得今天非看不可的理由，就可以直接删除。这样至少可以删除50％的邮件。第二步开始迅速浏览其余的每一封信件的内容，除非信件内容是有关近期内（例如两星期内）必须完成的工作，否则就可以直接删除。这样又可以再删除25％的信件。
★邮件内容尽量精简，节省写信的时间并增加对方响应的机会
最容易阅读、理解与回复的信件，最吸引人的注意。所以，我们必须利用最小的空间、最少的文字，传递最多、最重要的信息，而且必须更容易阅读，节省对方的时间。该怎么做呢？最好的办法是：把每一封电子邮件的内容限制在大约在8到12句的范围内；超过20个字就应换行；如果超过3行必须空行。
★当没有沟通的可能时，不要浪费时间想要改变
不论提出什么样的想法或意见，每一次都是吃了闭门羹。如果真的遇到这样的主管，完全没有沟通的可能时，这时候我们就不必再浪费时间或精神做无谓的沟通或是尝试改变。这时必须做出选择：是否能够接受这样的工作环境，凡事只依照主管的意见做事，还是你比较喜欢有自己发挥的空间。这是选择的问题，无关乎好与坏。
★只要取得信任，不需要反复的沟通，同样可争取到想要的资源
老板对你的信任来自你解决问题的能力。所以你必须从不同的角度去思考：什么是让你的老板感到最头痛的问题？是无法依照原定计划完成，还是无法掌控情况，对于未来感到不确定？是希望员工能够做得更多，以降低成本？当你在争取预算时，必须先想清楚老板可能担心的问题，作为你说服老板的理由，这是最有效的。
我们要经常询问自己，“原先的工作安排有没有必要调整？”这样的询问至少每个月一次。这样会让我们时刻发现工作中真正的难度，即使外在的环境有所改变，我们也能对所设定的目标做出适时的调整，确认最优先的目标是哪些，从而使工作迎刃而解，不会再被工作追赶着！
书书网手机版 m.1pwx.com